Dokumente
Menüpunkt Dokumente (ganze Ablage) bzw. Reiter Dokumente am Objekt: Ordner durchblättern, hochladen per Drag & Drop, umbenennen, verschieben, löschen und suchen (Suchfeld oben).
Gelöschte Dateien landen im Papierkorb der Ablage: _Papierkorb\<Datum>\….
Ordnerstruktur je Objekt
Jedes Objekt bekommt dieselben Ordner – im Explorer wie in der Oberfläche:
<Objekt>/
00_Posteingang noch nicht zugeordnet
01_Objektunterlagen Exposé, Grundriss, Wohnfläche, Energieausweis
02_Kauf-und-Notar Kaufvertrag, Notar, Grunderwerbsteuer, Überweisungen
03_Grundbuch-und-Recht Grundbuch, Teilungserklärung, Vollmachten
04_Finanzierung Darlehen, ESIS, Grundschuld, Zinsbescheinigung
05_WEG-Hausverwaltung Hausgeld, Wirtschaftsplan, ETV, Verwaltervertrag
06_SEV-Sondereigentumsverwaltung SE-Vertrag, SE-Vollmacht, SEV-Abrechnungen
07_Mietverhaeltnisse/<Einheit> Mietvertrag, Mieterhöhung, Übergabe, Kündigung
08_Nebenkosten-und-Heizkosten Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung
09_Instandhaltung-und-Handwerker Angebote, Rechnungen, Gewährleistung
10_Mietkonto-und-Zahlungen Kontoauszüge, Mieteingänge, Kaution
11_Steuer-und-AfA Anlage V, Nutzungsdauergutachten
12_Versicherungen Gebäudeversicherung, Schäden
13_Fotos-und-Plaene Fotos, Zustandsdokumentation
Daneben liegt _Portfolio für alles ohne Objektbezug (Steuerbescheide, persönliche Unterlagen,
Bankunterlagen, Ankaufsprüfungen, Auswertungen).
Neue Objekte und Einheiten legen ihre Ordner automatisch an. Einstellungen → Dokumentenablage → Standardstruktur anlegen / ergänzen zieht fehlende Ordner nach.
Posteingang und „Dokumente einlesen“
Hochgeladene Dateien landen auf Objektebene standardmäßig in 00_Posteingang; im Upload-Bereich
lässt sich der Zielordner direkt wählen. Nach einem Upload in den Posteingang öffnet sich der
Zuordnungsvorschlag automatisch. Der Knopf „Dokumente einlesen“ (Dokumente, Übersicht,
Dokumente-Reiter, Unterlagen, Einstellungen) prüft alle Posteingänge:
- Das Regelwerk (
src/regeln.js) schlägt je Datei einen Zielordner vor. - Der Vorschlag ist über ein Auswahlfeld änderbar – alle Ordner aller Objekte, auch zum Umhängen auf ein anderes Objekt.
- Verschoben wird nur, was angehakt ist. Unsichere Vorschläge sind bewusst nicht vorausgewählt.
- Liegt im Ziel schon eine inhaltsgleiche Datei (unter beliebigem Namen), wird das gemeldet und die Datei nicht vorausgewählt.
Inhalt statt nur Dateiname (Texterkennung)
PDFs und Bilder werden mit einer Texterkennung gelesen, je nach Rechner auf einem von zwei Wegen:
| Wo | Wie |
|---|---|
| Windows (lokal) | die Texterkennung, die Windows mitbringt (src/texterkennung.ps1) |
| Server / Docker-Image | pdftotext liest die Textebene digital erzeugter PDFs – ganzer Text, exakt. Scans rendert pdftoppm, tesseract (deutsch) erkennt den Text |
Bei Scans werden bis zu zehn Seiten gelesen (IMMO_OCR_SEITEN). Es läuft immer nur eine Erkennung
zur Zeit, Tesseract auf einem Kern – der Server bleibt bedienbar.
- Der Dateiname hat Vorrang; gibt er nichts her, gilt der Inhalt: das Objekt, das der Text am häufigsten nennt, die Kategorie nach den meisten Regeltreffern, Briefkopf und Betreff doppelt gewichtet.
- Nennt ein Dokument mehrere Objekte, wird je weiterem Objekt eine Kopie in derselben Kategorie angeboten – vorausgewählt, wenn der Inhalt sie gleich oft nennt oder der Dateiname mehrere nennt.
- Für nichtssagende Scannernamen (
CCO_000011.pdf,Scan 3.pdf) wird ein Name aus Briefdatum und Betreff vorgeschlagen, z. B. „2026-09-22 Auszahlungsanweisung … .pdf“. - Ergebnisse liegen je Dateiinhalt in
.cache/texterkennung– ein zweiter Lauf ist sofort fertig, auch nach dem Umbenennen oder Verschieben einer Datei. - Ohne Texterkennung wird nur nach Dateinamen zugeordnet. Ob sie bereit ist, steht unter Einstellungen → Dokumentenablage → Texterkennung und Volltext.
Volltext und Volltextsuche
Der Volltext-Lauf liest jedes PDF und Bild der Ablage (außer Fotos), dessen Text noch fehlt:
| Wo | Wann |
|---|---|
| Server (Docker) | von selbst – 30 Sekunden nach dem Start, nach jedem Hochladen und stündlich; so kommen auch schon vorhandene Dokumente und Dateien aus dem Cloud-Abgleich dazu |
| lokal | auf Knopfdruck: Einstellungen → Dokumentenablage → „Ungelesene jetzt lesen“ |
IMMO_VOLLTEXT=an bzw. aus überschreibt das. Die Karte in den Einstellungen zeigt, wie viele
Dokumente gelesen sind und wie weit ein laufender Lauf ist. Ein Neustart mittendrin schadet nicht.
Die Suche (Suchfeld oben, Seite „Dokumente“) findet danach auch Wörter im Text der Dokumente:
- Treffer im Dateinamen stehen vorn, Treffer im Text tragen „im Text“ und einen Auszug mit dem hervorgehobenen Suchwort.
- Bei mehreren Wörtern müssen alle im Dokument vorkommen, nicht unbedingt nebeneinander.
- Im Text wird ab drei Zeichen gesucht.
Ablage prüfen
Derselbe Abgleich für schon abgelegte Dokumente – die ganze Ablage (Seite „Dokumente“) oder ein Objekt (Dokumente-Reiter). Der Dialog zeigt nur Abweichungen: anderer Ordner laut Regelwerk, Namensvorschlag für Scannernamen, fehlende Kopie in einem weiteren Objekt. Ordnerwechsel sind nicht vorausgewählt, Umbenennungen und Kopien schon. Ohne greifende Regel bleibt eine Datei, wo sie ist; eigene Unterordner gelten als passend. Die Prüfung läuft im Hintergrund, mit Fortschritt am Knopf.
Unterlagen (Vollständigkeitsprüfung)
Menüpunkt Unterlagen: welche Unterlagen zu einem vermieteten Objekt gehören und welche davon in der Ablage liegen – je Objekt mit Pflicht und empfohlen, dazu „falsch abgelegt“ (vorhanden, aber woanders) und „womöglich veraltet“ (jährliche Unterlagen).
Geprüft wird im gesamten Objektordner, in zwei Stufen:
- Dateiname – Stichwörter wie „Kaufvertrag“, „Wirtschaftsplan“, „Notarrechnung“. Er hat Vorrang.
- Inhalt – verrät der Name nichts („Scan 3.pdf“, „27760-RE.pdf“), zählt die Überschrift des Dokuments laut Texterkennung, genauer die ersten 600 Zeichen (Briefkopf, Überschrift, Betreff). Solche Treffer tragen den Marker „am Inhalt erkannt“.
Die Inhaltsmuster sind bewusst eng und zielen auf die typische Überschrift, zum Beispiel:
| Unterlage | erkannt an |
|---|---|
| Notarkostenrechnung | „Kostenrechnung gem. § 19 GNotKG“ |
| Protokoll der Eigentümerversammlung | „Protokoll der (ordentlichen) Eigentümerversammlung“, „Protokoll 25. EV“ |
| Hausgeldabrechnung | „Jahresabrechnung für …“, „Hausgeldabrechnung 2025“ |
| Gebäudeversicherung | „Versicherungsschein“, „Wohngebäudeversicherung“ |
| Kaufpreisfälligkeit | „Fälligkeitsmitteilung“ |
Ein Brief, der eine Unterlage nur erwähnt („Anlagen: Wirtschaftsplan …“, „Auszahlungsanweisung –
Kaufpreisfälligkeit“), zählt deshalb nicht als diese Unterlage. Die Muster stehen als inhalt in
src/checkliste.js.
Inhalte lesen: Geprüft wird nur, was die Texterkennung schon gelesen hat (Zwischenspeicher, den
auch „Dokumente einlesen“ und „Ablage prüfen“ füllen). Gibt es noch ungelesene Dateien ohne
sprechenden Namen, zeigt die Seite einen Hinweis mit dem Knopf „Inhalte lesen“; er liest sie im
Hintergrund, mit Fortschritt am Knopf. Fotos (13_Fotos-und-Plaene) bleiben außen vor. Ohne
Texterkennung zählt nur der Dateiname.
Wird eine Unterlage trotzdem nicht erkannt, hilft Umbenennen. Umgekehrt heißt ein Häkchen nur, dass eine passende Datei existiert, nicht dass ihr Inhalt vollständig ist.
Altbestand einsortieren
Für den Papierberg aus dem Kauf: ein Quellordner (IMMO_ALT) wird nach denselben Regeln einsortiert.
npm run vorschlag # Zuordnungsliste erzeugen, nichts wird geschrieben
npm run einsortieren # Dateien kopieren (Quelle bleibt unverändert)
Der Vorschlag landet in berichte\einsortier-vorschlag.html (zum Durchsehen) und …csv (für
Excel). Inhaltsgleiche Dateien, die im Ziel schon liegen, werden übersprungen – der Lauf lässt sich
gefahrlos wiederholen. Eigene Regeln kommen nach src/regeln.js.